Beaucoup de gens préfèrent parler plutôt que taper. Ils enregistrent un message vocal depuis la voiture, entre deux cours ou en cuisinant, et un paragraphe écrit en retour donne l'impression de répondre à une tout autre conversation.
Le chatbot vocal de Spun répond sur le même mode. Quand quelqu'un envoie un message vocal à votre numéro WhatsApp, Spun le transcrit, rédige la réponse d'après vos propres instructions et votre base de connaissances, la convertit en parole puis la renvoie sous forme de message vocal. Votre correspondant entend une réponse sans jamais avoir à la lire.
Ce qui se passe à l'arrivée d'un message vocal
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Le message vocal est transcrit
Spun convertit l'enregistrement en texte, afin que le bot s'appuie sur ce qui a réellement été dit.
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La réponse est rédigée
Le Chatbot IA écrit sa réponse à partir des instructions que vous lui avez données, de la conversation récente et de tout élément pertinent de votre base de connaissances. Pendant ce temps, votre correspondant voit « en train d'écrire ».
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La réponse est mise en voix
Le texte est converti en parole avec la voix que vous avez choisie. Pendant la création de l'audio, votre correspondant voit « en train d'enregistrer ».
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Elle arrive sous forme de message vocal
La réponse part dans la même discussion, comme n'importe quel message vocal WhatsApp, et dans votre boîte de réception elle porte la mention « Envoyé par le chatbot vocal », pour que votre équipe la distingue de ses propres messages.
Il répond d'après vos contenus, pas au hasard
Le chatbot vocal n'est pas un bot à part doté de son propre cerveau. C'est le Chatbot IA que vous configurez déjà, qui s'exprime à voix haute. Tout ce que vous avez écrit dans ses instructions s'applique : à quoi il sert, sur quel ton parler, ce qu'il ne doit jamais promettre.
Il consulte aussi votre base de connaissances avant de répondre. Ajoutez vos documents, vos FAQ, vos notes de cours ou vos grilles tarifaires, ou importez des pages de votre site, et le bot y retrouve les passages utiles pour chaque question. Cela fonctionne également d'une langue à l'autre : une question posée en hindi ou en espagnol peut tout de même recevoir une réponse tirée d'un document rédigé en anglais.
Un bon test avant de l'ouvrir à de vrais clients : enregistrez les cinq questions qu'on vous pose le plus souvent et écoutez ce qu'il répond. Si une réponse sonne faux, la solution est presque toujours une consigne plus claire ou un document manquant, pas un autre réglage.
À lire aussi : Comment fonctionnent le Chatbot IA et les règles de réponse automatique
Ce que vous réglez
- Quand il est actif : en permanence, uniquement pendant vos horaires d'ouverture, ou uniquement en dehors. Ce sont les modes propres au Chatbot IA, partagés avec ses réponses écrites.
- La voix : choisissez l'une des six voix proposées comme voix par défaut.
- La langue : détectée à partir de chaque message vocal, ou toujours la même, celle que vous choisissez. Une langue fixe donne un résultat plus stable quand les enregistrements sont courts ou bruyants.
- Ce qui se passe si la voix ne peut pas être générée : ne rien envoyer, ou envoyer à la place la réponse écrite sous forme de message texte.
- Mots de transfert : quand votre correspondant prononce l'un d'eux, le bot envoie votre message de transfert par écrit et se retire pour qu'un humain puisse prendre le relais.
Quand il se tait volontairement
Un bot qui parle par-dessus vos propres automatisations ou par-dessus votre équipe fait plus de mal que de bien. Le chatbot vocal s'efface donc dans quelques cas bien définis.
- Une règle de réponse automatique a déjà répondu à ce message vocal d'après sa transcription. Une seule réponse suffit.
- Une autre automatisation gère déjà la conversation.
- Il a déjà répondu à ce message vocal. Une nouvelle tentative de livraison ne déclenche jamais une deuxième réponse vocale.
- Votre ligne WhatsApp est déconnectée, ou le Chatbot IA est désactivé.
Limites et mises en garde, en toute franchise
- Les réponses vocales restent brèves, quelques phrases. C'est voulu : écouter un bot parler pendant deux minutes est pénible. Pour une explication longue, envoyez plutôt un document ou un message écrit.
- Les informations sensibles sont retirées de la réponse avant sa mise en voix, et les paramètres de confidentialité de votre organisation s'appliquent eux aussi. Tout ce qui a des conséquences financières, juridiques ou médicales doit toujours être traité par un humain.
- Seules quelques réponses vocales sont produites en même temps. Si beaucoup de messages vocaux arrivent au même instant, certains peuvent rester sans réponse vocale : prévoyez donc quelqu'un pour surveiller la boîte de réception aux heures de pointe.
- Chaque réponse part de votre propre numéro et engage le nom de votre entreprise. Rédigez les instructions comme si vous donniez ses consignes à une nouvelle recrue.
- Les réponses consomment le quota d'IA de votre forfait : la rédaction du texte comme la génération de la voix sont décomptées.
À lire aussi : Ce que comprend chaque forfait
Mise en place
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Connectez votre numéro WhatsApp
Connectez-vous à web.spun.com depuis un ordinateur et scannez le code avec WhatsApp sur votre téléphone (Paramètres, Appareils connectés, Connecter un appareil).
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Ouvrez le Chatbot IA
Dans Outils Spun, Automatiser, Chatbot IA, activez-le, choisissez quand il doit être actif et rédigez ses instructions.
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Ajoutez vos contenus
Alimentez la Base de connaissances avec les documents et les réponses dont le bot doit se servir.
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Activez les réponses vocales
Choisissez la voix, la langue et la marche à suivre si une voix ne peut pas être générée, puis enregistrez.