Dans le CRM WhatsApp de Spun, un rapport de période lit chaque message d'une journée ou d'une plage de dates terminée dans les discussions et les groupes que vous choisissez, classe ce qu'il trouve en réservations, plaintes et demandes, et les compte. Un résumé continu garde une question permanente à jour à mesure que les messages arrivent. Les deux se trouvent dans « Paramètres », sous « Digests », et les deux montrent les messages qui fondent ce qu'ils affirment.
La question d'un responsable le matin est simple : que s'est-il passé hier, combien, et qui a répondu. Un numéro WhatsApp très actif enfouit la réponse dans des centaines de messages répartis sur des dizaines de discussions. Un rapport qui lit un échantillon, ou qui devine un total, est pire que pas de rapport du tout, parce qu'il a l'air terminé.
Les rapports de période de Spun sont conçus à l'inverse. Le rapport lit chaque message lisible de la période, chaque comptage est obtenu en comptant des enregistrements, jamais par un modèle d'IA qui écrit un nombre, et chaque chiffre s'ouvre sur les messages qui le composent. La suite de cette page est précise sur ce que cela signifie et sur l'endroit où cela s'arrête.
Deux types de réponse
« Paramètres > Digests » contient deux choses qui se ressemblent et fonctionnent différemment. Un rapport de période couvre entièrement une période close. Un résumé continu couvre une question en continu.
| Rapport de période | Résumé continu | |
|---|---|---|
| Couvre | Une journée ou une plage de dates terminée, de minuit à minuit dans votre fuseau horaire | Les messages les plus récents, à mesure qu'ils arrivent |
| Lit | Chaque message lisible de la période | 500 messages au maximum par actualisation, les plus anciens non lus en premier |
| Répond | Des comptages et un récit à partir d'un modèle, ou des constats en texte libre | Une question permanente, tenue à jour |
| S'exécute | Chaque matin pour la veille, ou à votre demande pour une journée ou une plage | Selon un calendrier ou quand vous appuyez sur « Rafraîchir maintenant » |
| Idéal pour | « Combien de réservations sont arrivées hier et lesquelles sont sans réponse ? » | « Quelles demandes d'hôtel attendent encore ? » |
Un résumé continu sur un ensemble de discussions très actives prend du retard sur les messages les plus récents, et le dit. Pour une journée entière, chaque message compté, utilisez un rapport de période.
Ce que lit un rapport de période
Un rapport couvre les discussions que vous choisissez, jusqu'à 25 discussions ou groupes, ou « Tous les chats » du compte. La période est faite de journées calendaires entières dans le fuseau horaire du rapport, de 00:00 à 24:00. Chaque message texte envoyé pendant la période est lu ; les messages antérieurs à la période ne servent que de contexte, si bien qu'une réservation est rapportée le jour où elle a été écrite, pas le jour où elle a été confirmée.
Chaque rapport indique sa propre couverture, par exemple « Analysé 1 284 de 1 284 messages lisibles à travers 23 chats. » Analyser chaque message est une affirmation sur la lecture, pas sur la découverte : une demande que personne n'a formulée comme une demande ne figure pas dans le rapport.
- Les messages vocaux et les médias sans transcription ne sont pas lus. Le rapport indique combien : « Pas de transcription : 12 messages vocaux ou multimédias n'avaient pas de texte et n'ont pas été lus. »
- Un rapport qui s'arrête plus tôt, à votre limite de crédit, à une limite de temps ou parce que vous avez appuyé sur « Arrêter », est marqué « Partiel » et indique combien de messages restent. « Continuer » prépare de nouveau la période.
- Chaque enregistrement cite les messages sur lesquels il repose. Un enregistrement sans message dans la période est écarté avant le comptage.
Les modèles et ce qu'ils comptent
Un modèle fixe ce que le rapport peut dire : quels types d'enregistrement existent, quels statuts chacun peut porter et quels totaux sont comptés. Les totaux viennent du comptage des enregistrements acceptés. Le modèle d'IA n'écrit jamais de total.
| Modèle | Enregistrements | Totaux |
|---|---|---|
| Rapport quotidien exécutif | Réservations, plaintes, demandes | Réservations confirmées, annulées et sans réponse ; plaintes ouvertes ; demandes ouvertes ; doublons possibles ; plus qui dans l'équipe a répondu à quoi |
| Réservations et demandes | Réservations, demandes | Demandes de réservation, confirmées, annulées, sans réponse, chambres demandées ; demandes ouvertes |
| Plaintes et problèmes de qualité | Plaintes | Plaintes soulevées, encore ouvertes, résolues |
| Demandes ouvertes | Tout ce qui attend encore | Éléments ouverts à la fin de la période : réservations, demandes, plaintes |
| Vierge | Votre propre question | Aucun : les questions en texte libre obtiennent des preuves et un récit, les totaux ont besoin d'un modèle |
Les chambres, les nuits et les personnes ne sont rapportées que lorsqu'un message les indique explicitement. Le rapport n'estime jamais un nombre et n'additionne jamais ce qui n'a pas été écrit.
« Pourquoi ce nombre ? »
Chaque total du rapport s'ouvre. Appuyez sur « Pourquoi ce nombre ? » à côté et le rapport liste les enregistrements qui le fondent, chacun avec la discussion d'où il vient, le statut dans lequel il a terminé la période et les messages qu'il cite. Ouvrez un message et vous lisez l'original. Un total sans rien derrière le dit : « Aucun enregistrement derrière ce numéro. »
Deux choses sont montrées plutôt que cachées. « Doublons possibles » : les enregistrements qui peuvent être le même élément, par exemple la même réservation demandée deux fois dans deux discussions, sont regroupés et listés, et comptés comme un total à part pour que vous puissiez en juger. « Détails qui ne sont pas d'accord » : quand des messages donnent deux réponses différentes sur un même enregistrement, le rapport indique les deux au lieu d'en choisir une.
Le « Rapport quotidien exécutif » indique aussi qui dans l'équipe a répondu à quoi. Cette partie exige d'abord que votre personnel soit marqué : une étiquette de contact dont le nom complet est « Staff », « Employees » ou « Team members », en anglais, en hébreu ou en arabe. D'ici là, le modèle est bloqué au lieu d'afficher un zéro silencieux.
En configurer un
- 1
Ouvrez « Paramètres > Digests »
Appuyez sur « Nouveau rapport de période ». Les rapports de période se trouvent en haut de la page, les résumés continus en dessous.
- 2
Choisissez un modèle
Prenez l'un des quatre modèles de comptage, ou « Vierge », et saisissez votre propre question, comme « Quels groupes ont posé des questions sur le transport ? ».
- 3
Choisissez les discussions
Jusqu'à 25 discussions ou groupes choisis, ou « Tous les chats ». Un collègue qui ouvre ensuite le rapport doit pouvoir voir chacun d'entre eux.
- 4
Choisissez quand
« Chaque matin, couvrez hier » prépare le rapport de la veille, vers 07:00 dans votre fuseau horaire. « Quand je demande » vous permet de choisir une journée ou une plage de dates déjà terminée.
- 5
Choisissez la langue du rapport et enregistrez
Les comptages et les identifiants d'enregistrement ne dépendent d'aucune langue ; le récit est rédigé dans la langue que vous choisissez. Avant d'enregistrer, l'éditeur affiche une estimation du coût calculée à partir de l'activité récente de ces discussions.
Versions, changements et corrections
Un rapport est un instantané de ce que disaient les messages au moment où il a été préparé. Les messages continuent d'arriver, des imports d'historique arrivent, et une discussion que vous n'aviez pas encore liée apparaît. Spun gère cela ouvertement.
- « Versions de cette période » : chaque préparation d'une période est conservée, et la carte vous permet d'afficher la dernière tentative ou le dernier rapport complet.
- Une révision automatique : dans les 24 heures qui suivent la clôture d'une période, si les messages sources ont changé, une seule révision relit uniquement les discussions qui ont changé et publie une nouvelle version.
- « Rafraîchir les sources » : après ce délai, appuyez dessus pour vérifier vous-même le rapport par rapport aux messages actuels.
- « Continuer » : un rapport « Partiel » est préparé de nouveau depuis le début. « Arrêter » : le rapport s'arrête, et ce qui a été lu jusque-là est conservé.
Ce que cela coûte
Les rapports sont payés sur le crédit IA de votre compte, comme toutes les autres fonctionnalités IA de Spun, et jamais sur autre chose. Lire un rapport terminé ne coûte rien. En préparer un coûte, en proportion des messages lus.
- Avant d'enregistrer, l'éditeur affiche une estimation par rapport et pour le reste du mois de facturation, calculée à partir de l'activité récente des discussions.
- Après chaque exécution, la carte indique ce qu'elle a coûté : « Coût du dernier rapport $0.07. » et « Environ $1 à $2 pour 6 rapports supplémentaires jusqu'au 31 octobre. »
- Une exécution qui atteint votre limite de crédit ou de dépenses s'arrête, est marquée « Partiel » et indique combien de messages restent. Ajoutez du crédit, puis appuyez sur « Continuer ».
- Un rapport qui s'exécute chaque matin compte comme un workflow dans les créneaux de workflows de votre offre, comme un résumé programmé.
À lire aussi : Offres et crédit IA
Résumés continus
Un résumé continu est l'aîné des deux : une question permanente sur une discussion, plusieurs, ou un groupe, dont la réponse est reportée et complétée à mesure que les messages arrivent. Chaque actualisation lit 500 messages au maximum, les plus anciens non lus en premier, et le résumé indique ce qu'il a lu et combien de messages plus récents attendent la prochaine actualisation. Appuyez sur « Rafraîchir maintenant » pour le faire avancer, sur « Reconstruire » pour reprendre la réponse depuis les messages.
Chaque réponse cite les messages qui la fondent et porte une indication de fraîcheur : « Frais », « Obsolète » ou « Nécessite un rafraîchissement ». Un résumé peut aussi rejoindre votre résumé quotidien et apparaître sous forme de carte sur le Tableau de bord MCP.
À lire aussi : La couche d'intelligence : résumés, tableau de bord et résumé quotidien · Intelligence de groupe : des moniteurs qui signalent ce qui compte dans les groupes
Depuis votre IA connectée
Une application IA connectée comme claude.ai, ChatGPT ou Cursor accède aux mêmes rapports via le serveur MCP de Spun. Lire un rapport terminé ne coûte qu'un appel, quel que soit le nombre de messages couverts, si bien qu'un rapport quotidien sur des dizaines de groupes est la façon la plus économique de faire entrer votre WhatsApp dans une IA.
| Outil | Ce qu'il fait | Autorisation |
|---|---|---|
| list_period_reports | Les rapports enregistrés et leur dernière exécution | Lecture |
| get_period_report | Un rapport terminé : comptages, récit, couverture | Lecture |
| get_period_report_evidence | Les enregistrements et les messages derrière un chiffre | Lecture |
| get_period_report_run | Si une préparation est en file d'attente, en cours, terminée ou partielle | Lecture |
| start_period_report | Préparer la dernière période, ou réviser une période publiée | Gestion des résumés et calcul IA |
| cancel_period_report_run | Arrêter une préparation en cours | Gestion des résumés |
Les résumés continus ont leurs quatre outils à eux : get_chat_summary, list_chat_summaries, define_chat_summary et update_chat_summary. Lancer une préparation dépense votre crédit IA, c'est donc une autorisation distincte de la lecture.
À lire aussi : Le serveur MCP de Spun
Ce qu'un rapport ne fait volontairement pas
Un rapport n'est utile que si vous pouvez vous fier à ce qu'il laisse de côté autant qu'à ce qu'il contient.
- Il n'invente jamais de total. Les chiffres sont comptés à partir des enregistrements ; les chambres, les nuits et les personnes n'apparaissent que lorsqu'un message les indique.
- Il ne lit pas ce qui n'a pas de texte. Les messages vocaux et les médias sans transcription sont comptés comme non lus, et le rapport indique combien.
- Il ne déborde pas de la période. Un enregistrement a besoin d'un message cité à l'intérieur de la journée ou de la plage ; les messages antérieurs ne font qu'expliquer son état.
- Il n'élargit pas les accès. Un collègue n'ouvre un rapport que si chaque discussion qui le fonde lui est déjà visible.
- Il n'envoie rien. Préparer, lire ou partager un rapport ne change rien sur WhatsApp.
- Ce n'est pas une promesse d'exhaustivité. « Chaque message analysé » signifie que chaque message lisible a été lu, pas que chaque réservation a été reconnue.